Att etablera en projektmodell

För att ett projekt ska kunna genomföras framgångsrikt krävs det att alla inom organisationen kan dra åt samma håll, och ha en gemensam förståelse för vad som behöver göras. Därför har många organisationer utarbetat projektmodeller, som gör det lättare att etablera en gemensam målbild.

Genom att ha en projektmodell som används för alla projekt inom organisationen minskar risken för missförstånd, eftersom alla inom organisationen ”talar samma språk”. Det här är särskilt viktigt inom internationella företag och organisationer, där man – bokstavligt talat – ofta inte talar samma språk. Projektmodellerna är därför ofta enbart skrivna på organisationsspråket, för det mesta engelska.

Projektmodellen gör det också möjligt att bygga upp en gemensam erfarenhetsbank, baserad på genomförda projekt. Varje projekt som genomförs i organisationen kan bidra till att modellen utvecklas, och när verksamheten utökas genom att ett nytt kontor öppnas kan de som arbetar där använda sig av erfarenheter från andra kontor.

Att skapa nytt utifrån det tidigare gjorda

En projektmodell består ofta av moduler som kan kombineras med varandra på olika sätt, eller användas enskilt. För varje modul finns det checklistor, för att säkerställa att inget viktigt glöms bort. I modulerna ingår dessutom dokument som beskriver rollfördelning och dokumentation av projektet. För dokumentationen finns det mallar, som gör att alla inblandade kan få den information de behöver, samtidigt som de sparar tid. Det finns sällan anledning att uppfinna hjulet på nytt varje gång ett projekt ska genomföras.

För en mindre organisation är det kanske inte aktuellt att lägga ned tid och pengar på att utveckla en egen projektmodell. Det finns färdiga modeller tillgängliga för många olika typer av projekt och organisationer. Om en organisation väljer att arbeta enligt en modell kommer denna med tiden att förändras i enlighet med verksamhetens behov. Till slut har en ny modell uppstått. Det var på detta sätt som metoderna som ryms under paraplyet Agile uppkom, då man anpassade metoderna i vattenfallsmodellen efter de behov och möjligheter som fanns inom mjukvaruutveckling.