Att arbeta i projektform

Det blir allt vanligare att arbeta i projektform. Genom ett projekt kan flera olika kompetenser föras samman, och det blir lättare att säkerställa att arbetet fortskrider som det var tänkt.

Ordet projekt kommer från latinet, och betyder ungefär ”någonting man företar sig”. Ursprungligen syftade ordet på den plan som man skulle följa när man företog sig något. Den här typen av planer har gjorts under lång tid. Det hade varit omöjligt att uppföra pyramiderna i Egypten och i Mellanamerika utan projektplaner, och detsamma gäller byggandet av Kinesiska muren, samt av vägar, slott och fästningar i Sverige och många andra länder. Att arbeta i projekt är med andra ord inte något nytt, men metoderna har utvecklats och förfinats med tiden.

I alla projekt, små som stora, ingår planering av hur lång tid som behövs, åtgärder för att säkerställa att man har de nödvändiga resurserna och riskbedömning. Det här gäller oavsett om projektet är att uppföra en ny byggnad eller förändra organisationen på ett företag, en myndighet eller inom en ideell organisation.

Det finns många olika definitioner av vad ett projekt egentligen är, och det har skrivits en stor mängd böcker i ämnet. Det finns dock några punkter som är gemensamma för alla författare som skrivit om projekt och projektledning:

  • Ett projekt har ett klart definierat mål, och utförs en gång för att nå detta mål.
  • Ett projekt är avgränsat i fråga om resultat (vad som ska åstadkommas), tid (när det ska vara slutfört) och kostnad. Det finns med andra ord ramar för projektet som inte får överskridas.
  • Det finns en organisation för att genomföra projektet. Denna organisation kan bestå av allt ifrån en till tusentals individer.
  • Varje individ i organisationen har tydligt definierade arbetsuppgifter och ansvarsområden. När projektet avslutas upphör också arbetsuppgifterna.
  • Det finns en projektledare, som har det övergripande ansvaret för planering, genomförande och uppföljning.

Att gå från idé till resultat

Ett projekt kan delas in i flera faser, som bör vara klart definierade. Även små projekt kan delas upp i dessa faser, och det är inte säkert att de är lättare att planera än stora.

  1. Idéfas – alla projekt börjar som idéer, som ofta handlar om hur företaget eller organisationen ska utvecklas. På arbetsplatser där det är ”högt i tak” är man ofta bra på att ta till vara och utvärdera de idéer som medarbetarna kommer med. Det är inte alla idéer som går vidare till nästa fas.
  2. Pilotprojekt – en undersökning av huruvida det verkar lönsamt att gå vidare med idén. Man tittar på vad som krävs för att realisera idén, och när det finns en färdig projektbeskrivning tar man ett beslut om huruvida man ska genomföra projektet.
  3. Projektstart – när idén ska genomföras är starten oerhört viktig. En dålig projektstart kan leda till att hela projektet misslyckas.
  4. Genomförande – de planer som har gjorts för projektet genomförs i möjligaste mån. Det uppstår dock nästan alltid oförutsedda händelser, som gör att man tvingas revidera planerna. Det är därför viktigt att det finns en viss flexibilitet i projektet, annars kommer man inte att kunna nå målen.
  5. Avslutning – projektet är i hamn och en utvärdering görs, för att se att alla mål är uppnådda. Ofta publiceras en rapport över projektet, som kan användas av andra som genomför ett liknande projekt.